幼稚園のランチ会の幹事は何をするの？配慮すべきことは？

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多くの幼稚園で開催されている「ランチ会」

 

ランチ会の開催に、必ず必要なのが、

会を取り仕切る「幹事」の存在です。

 

ランチ会の幹事は

 

希望するママが引き受けてくれる

クラス役員が幹事も兼任

出席番号順に輪番制・・・

 

というように、園によって決定方法は様々ですが

誰かが引き受けなければ、ランチ会の開催は不可能に。

 

私は、娘が年中の時

クラス役員をやっていた関係で、

ランチ会の幹事を数回経験したことがあります。

 

大人数のランチ会の開催は大変そうに感じますが、

ポイントさえ抑えれば、難しくはないもの。

 

ここでは、

ランチ会の幹事がやるべき仕事と配慮が必要な事柄について、

順を追って説明していきたいと思います。

 

「ランチ会の幹事になってしまったけれど、何から手を付けてよいか分からない」

「マニュアルのようなものがあるといいのにな・・・」

 

と、感じている方のお役に立てれば幸いです。

 

日時の決定

 

まず、考えなくてはならないのは「日時」

その際、大切なのが、

 

近隣の小学校の行事日程と重ならないようにする

 

という点です。

 

ランチ会が上の子の学校行事と重なってしまうと、

 

「出席したいのに、参加ができない」

 

という方が、たくさん出てしまいます。

 

お兄ちゃん・お姉ちゃんがいるご家庭に聞くなどして

必ず、近隣の小学校の行事予定を確認し、

それと重ならないような日程を組むようにしましょう。

 

 

ランチ会の形式を決定

 

日程が決まったら、ランチ会の形式を決めましょう。

 

ランチ会の形式は大きく分けると

 

レストランで行う

園のホールなどを借りてお弁当などを頼む

園のホールなどを借りて食べ物は各自持参

 

の、3つがあります。

 

幹事の負担が少なく開催できるのが

「園のホールなどを借りて食べ物は各自持参」のスタイル

 

参加者の満足度が高いのが

「レストラン」での開催

 

です。

 

※「園のホールを借りてお弁当を頼む」スタイルは、両者の中間くらいの負担感です。

 

幹事同士で話し合い、

どの形式でランチ会を行うかを考えましょう。

 

 

レストランで開催する場合

 

開催するお店の決定

 

レストランで開催する場合は、開催するお店を選定します。

 

その際、チェックしたいのは

 

小さい子(未就園児)の来店が可能か？

離乳食などの持ち込みは可能か？

小さい子(未就園児)の食事は、親の取り分けでもOKか？

お子様メニューの有無

→下のお子さんを連れて参加できるよう、確認は必須です

 

座敷のある個室があるか？

→下のお子さんが来ることも考え、座敷のある個室を選ぶのがベター

 

参加人数の変更は、いつまでに連絡すればよいか？

キャンセル料は何日前から発生するか？

→キャンセルする人は「必ず出てくるもの」と考えましょう

 

という点です。

 

お店選びに迷った時は、過去に幹事経験のある方に

 

「おすすめのお店はあるかな？」

「ランチ会の開催経験が豊富なお店を知ってる？」

 

と尋ねると、

良いお店を紹介してもらえるかもしれません♪

 

 

メニューの決定

 

開催するお店が決まったら、メニューの相談をします。

参加者それぞれが、自由に注文をしてしまうと、

会計の際、大変な事になります！！

 

そのため、注文可能なメニューを2～3種類に絞っておき、

参加者には事前に希望を聞いておくと、

当日、スムーズに進められますし、お店側の負担も減らすことができます。

 

お店の方に、1人当たりの予算を相談し、

おすすめのメニューを2～3種類、提案してもらうとスムースです。

 

※ランチ会の1人当たりの予算については、だいたい1000円前後が相場のようです。

 

 

園のホールで開催する場合

 

ホールの使用許可を取る

 

園のホールは

「いつでも使える」という訳ではありません。

 

ランチ会で園のホールを利用したい場合は、

先生にその旨を伝え、ホールが空いている日時を確認しましょう。

 

もし希望の日時に、ホールが空いていない場合は

 

別の日程を考え直す

空き教室等があれば、そちらを使わせてもらえないか交渉する

 

などの方法を取り、

開催場所を確保するようにしましょう。

 

お弁当の選定

 

お弁当を注文する場合は、

まずは、どの業者にするかを決めましょう。

 

お弁当の業者を決める場合は、

レストランの選定ほど神経質にならなくても大丈夫ですが

一定の個数を頼むと配達料が無料になるお店を選ぶのがオススメ！

 

業者が決まったら、どのお弁当を注文するか決めましょう。

幹事の方で、適切なお弁当を選んでしまっても良いですが、

予算に合わせて2～3種類のお弁当を挙げ、

その中から、参加者に好きなお弁当を選んでもらう形式を取ってもOK！

 

 

お知らせを出す

 

日時と、会場、会費が決まったら、

クラスのママ全員に、ランチ会開催のお知らせを出します。

 

もし、ランチやお弁当のメニューを選んでもらう場合は、

選択可能なメニューも一緒に掲載し

 

出席される方は、出欠確認の際、

希望するメニューも併せてお伝えください

 

という一文を付け加えると良いと思います。

 

また、下のお子さんを連れてくる予定のある方も、

あらかじめ確認しておくのがベター。

 

お知らせの出し方は

 

クラスのLINEグループや、メーリングリストを使う

お知らせのお手紙を配布する

 

の、いずれかの方法がおすすめです。

 

【注意！】

 

ごく稀に

 

「LINEは使っていない」

「携帯電話を持っていない」

 

という理由で、

クラスのLINEグループや、

メーリングリストに含まれていない方がいらっしゃるケースも。

 

お知らせにLINEやメーリングリストを使う場合、

連絡漏れがないよう、事前に「含まれていない人」を確認するようにしましょう。

 

※そういう方には、個人的に連絡を取りましょう。

 

 

出欠確認の方法と注意する点

 

出欠確認の際、注意したいのは

「出席する人のみ」に連絡をしてもらうのではなく、

すべての方の「出欠」を確認するようにする

という点です。

 

本当は出席したかったのに、連絡するのを忘れてしまった

 

というのは、起こりがちなトラブル。

 

出席する人だけではなく、欠席する人も把握し、

「連絡ミス」を防ぎましょう！！

 

出席確認の方法については、以下の3つがおすすめです！

 

※「口頭での連絡」はミスの原因になるので避けたほうが良いと思います。

 

LINEグループ内で確認

 

「ランチ会開催のお知らせ」に、

クラスのLINEグループを使った場合は、

 

出欠について〇月〇日まで、こちらにお返事を下さい

 

と伝え、

出席者を確認する方法があります。

 

これは、幹事の負担が少なくて済む方法です。

 

 

幹事のうちの1人のLINE、またはメールに連絡してもらう

 

幹事のうちの1人を「出席者の連絡窓口」とし、

その人のLINEまたはメールに出欠の連絡をしてもらう

という方法もあります。

 

連絡先が分散されると、確認の際に手間取る場合もあるので、

「窓口は一本化する」のがポイントです。

 

 

出欠用紙を配布

 

これは、ランチ会開催の連絡を「お手紙」で行う場合に使える方法です。

 

お手紙の下方に切り取り線をつけ、

 

ランチ会の出席の有無

お子さんのお名前

ママの名前

下のお子さんの参加の有無

 

など、必要な情報を記載できるような欄を作り、

指定の期日まで、提出してもらうようにしましょう。

 

※担任の先生に「回収」のご協力をお願いする事になります

 

この場合は、幹事が大変になりますが、

 

クラスにLINEグループなどがない

LINEグループなどがあっても参加していない人が多い

 

という時には、おすすめの方法です。

 

 

出欠確認の締め切り後に行う事

 

出席者の確定

 

まず、全員から出欠の連絡が来ているかどうかを確認しましょう。

連絡がない人がいる場合は

個人的にコンタクトを取り、出欠の有無を確認します。

 

その後は、出席者の確認をしますが

この作業でミスをしてしまうと大変な事に！！

 

確認作業は1人ではなく、必ず複数人で行うようにし、

2重、3重で、ミスがないかをチェックしておくと安心です。

 

 

お店に人数等の連絡

 

会場がレストランであったり、お弁当を注文する場合は、

参加者の人数や、注文するメニューの個数など、

必要事項をお店に連絡しましょう。

 

 

当日の座席について

 

ランチ会当日の座席は、

どのようなスタイルにするかについても

あらかじめ考えておきましょう。

 

当日の座席について、

「参加者が自由な席に座る」という形を取ると、

普段、仲の良い人同士で固まってしまいがちになってしまいます・・・。

 

そうなると、普段接点の少ないママと交流を持つ機会が減り、

ランチ会の意味が半減してしまう事に・・・。

 

そこでおすすめなのが

 

「座席はくじ引きで決める」

 

というもの。

 

あらかじめ座席表と、くじを作成しておき、

当日、会場に来た順に、くじを引いてもらい、

それで引いた席をに座ってもらいます。

 

こうすると、

仲の良い人同士で固まるという事態を減らせ、

それまで、あまり交流のなかったママ同士が知り合う良いきっかけになります。

 

ぜひ「席はくじ引きで決める」を取り入れてみてください♪

 

 

当日に気を付ける事

 

当日、幹事は集合時間よりも少し早めに会場に入り、

座席の配置や、くじの準備など事前準備を行い、

参加者をお迎えしましょう。

 

ランチ会の進行については、

あまり大げさに考えず、

 

開催の挨拶

自己紹介

(行う場合はゲームなど)

フリートーク

お開き

 

という流れで良いと思います。

 

ランチ会当日、

幹事が一番、気を遣うべきポイントは

 

参加者全員が楽しめるようにする

 

という点。

 

ランチ会の参加者の中に・・・

 

1人でぽつんとしている人はいませんか？

話に入って行けず、暗い顔をしている人はいませんか？

 

もし、そのような方が見受けられる場合は、

声をかけてあげたり、

会話にうまく入れるよう間に入ってあげたり、

楽しく過ごせるよう、サポートをするとよいと思います。

 

 

「1人でぽつん」を防ぐための工夫

 

ランチ会の際、フリートークの時間が長いと、

「1人でぽつん」の人が出てしまいやすいようです。

 

ランチ会を楽しめずに過ごしてしまう人がいるのは、

幹事にとって、とても悲しい事。

 

1人でも多くの参加者に

「楽しかった」

と、感じてもらうために、次のような工夫がおすすめです！

 

最初に「自己紹介」の時間を設ける

 

フリートークの前に「自己紹介」の時間を設けましょう。

 

自分の名前、お子さんの名前の他、趣味や子育ての悩みなど

1人につき1～2分くらいの持ち時間でお話をしてもらいます。

 

そうすることで、近くに座っている人が

「どういう人なのか」という事をあらかじめ知る事ができ、

そこでの話が「会話の糸口」になります。

 

※自己紹介の時間を設ける場合は、

当日、突然知らせるのではなく、

参加者に事前に伝えておきましょう！！

 

 

「ゲーム」の時間を設ける

 

ランチ会の最中に「ゲーム」の時間を設けるのもおすすめです。

 

テーブル対抗の

 

クイズ大会

伝言ゲーム

 

など、周囲の人と協力をして楽しめるようなゲームが良いと思います。

 

最初はぎこちない感じても、

ゲームをしているうちに、おのずと会話が生まれ、

気が付いたときには打ち解けた雰囲気に！

 

ゲームの時間も、自己紹介同様

フリートークの前に設けると、その後の会話が弾んでくるはずです♪

 

ランチ会の「ゲーム」を考える際、

役立ちそうなサイトもご紹介します。

こちらも参考にしてみてください★

 

幼稚園懇親会のおすすめゲーム！簡単で皆で盛り上がるもの！

幼稚園の懇親会！盛り上がって簡単なゲームは？

 

 

おわりに

 

「ランチ会の幹事」と聞くと、

 

「大変そう」

「できるなら、やりたくない」

 

と、感じてしまうかもしれません。

 

確かに、一般参加者とに比べると、

やることも多いですし、考えなければならないこともいっぱい。

 

でも、

自分たちが企画したランチ会に来てくれたママ達が

 

「楽しかった！」

「参加してよかった！」

 

と、言ってくれるだけで、

「大変だった事」も、すべて報われます。

 

そして、幹事同士の絆も深まり、

その後は「大切なママ友」として、お付き合いできるケースも。

 

仕事は多いけれど、充実感も得られる「ランチ会の幹事」

ぜひ、無理のない範囲で頑張ってくださいね♪